ENTREVISTA - GESTION DE COMPRAS

1.    GESTION DE COMPRAS

1.1.        Objetivo general:

Determinar la importancia de implementar, documentar, efectuar, controlar  todo lo relacionado con la Gestión de compras (Recepción y despacho de insumos).

1.2.        Objetivos especifico:

v  Identificar la función del departamento de compras.

v  Identificar los principales procedimientos a realizar para una eficiente gestión de compras.

v  Identificar las estrategias utilizadas en  Gestión de Compras.

 

2.    ENTREVISTA

2.1.        Objetivo:

Identificar mediante un diagnostico las actividades que se vienen cumpliendo en la empresa con relación a la gestión de compras.

4.2. Procedimiento:

Se elige la empresa A.A.S. S.A.  E.S.P con el fin de realizar un diagnostico que permita comprender el funcionamiento que viene presentando el Departamento de compras, todo esto basado en un cuestionario al personal pertinente de dicha función en nuestro caso el dicha entrevista se realizo a Operario de planta de tratamiento de agua potable y  el coordinador de Municipio.

v  ¿Cuales son los principales objetivos de la empresa respecto a la gestión de compras?

ü  Recibir e inspeccionar los materiales críticos entregados, los cuales deben cumplir con los requerimientos especificados en la orden de compra. A su vez Programar, realizar despachos de productos y controlar la existencia de los mismos, en los diferentes Municipios donde A.A.S. S.A.E.S.P. opera  y administra los servicios públicos de acueducto y alcantarillado.

ü  Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.

ü  Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.

ü  Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, entre otros.

v  ¿Cuantas personas intervienen en todo el proceso de compras de la empresa y de que forma actúan en dicho proceso?

12 personas aproximadamente, teniendo como opción  el delegar o designar cuando sea necesario del talento humano apto para el desarrollo de los procedimientos a realizar en  la recepción e inspección de materiales, como también despachos de productos.

Actuación frente a este proceso es:

El jefe  del área de Compras y Despachos: recibiendo, inspeccionando  los insumos necesarios para cada área de la organización.

Área de ensayo: evaluar por medio de observación  y dictamen acompañado cuando sea apropiado de la realización de ensayo.

Área de archivo: ordenar  y actualizar la base de datos por el ejemplo el número de la orden de compra.

Área de almacén: se hace entrega  de los productos a despachar para mantener un buen abastecimiento de los estos  en cada municipio.

Coordinador de municipio: realiza los cargos  y descargos de los productos en el  FCOM-12 “kardex”, con el F-COM-07 “salida de almacén”     y  con el    F-COM-08 “salida de almacén de Municipio, respectivamente.

Personal designado por el jefe de área de Compras y Despachos: realizar chequeos  del F-COM--12 “kardex” en los municipios y  consignando los hallazgos en el F-COM-13 “chequeo de inventarios.

Conductor: es la persona encargada de transportar los productos  a los municipios  indicados de recepción.

Área contable  ajuste de inventarios.

v  ¿Dónde y como se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?

Algunos proveedores de empresa A.A.S. S.A.:

PQP, Sulfoquimica,  Acuambiente,  Maron, Rapicel y Pavco

v  ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan?  Evidenciar 2.

Si, pero en nuestra organización son llamados formatos en donde cada uno cuenta con los dígitos F-COM – seguido de un número que es la secuencia de cada uno de ellos, en el caso para gestión de compras se trabaja con los formatos:

Formato F-COM-02 “orden de  compra”.

Formato F-COM-06 “Inspección en recepción”.

Formato F-COM-07 salida de almacén”.

Formato F-COM-08 “salida de almacén del Municipio”

Formato F-COM-10 “listado de precios”

Formato F-COM-12 “Kardex”.

Formato F-COM-13 “Chequeo de inventarios”.

v  ¿Qué sistema de compra se utiliza en la compañía?

El sistema de la compañía generalmente es en Stocks.

 En el caso de productos de mantenimiento es de acuerdo a las necesidades, para  la construcción de obras se hacen los requerimientos puntuales de la misma.

v  En la gestión de compras  es necesario tener en cuenta algunos aspectos  para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

ü  Control sobre el material critico que inciden directamente sobre la calidad final del servicio.

ü   los costos y,

ü   el tiempo de entrega de estos.

v  ¿Se realiza investigación  búsqueda de proveedores? ¿Como se realiza esta investigación y búsqueda?

Se realizan evaluaciones a los proveedores y se hace la selección teniendo en cuenta el servicio, calidad, precio y garantías que cada uno brinde. Investigación de mercados, contactando con proveedores certificados con el Sistema de Gestión de la calidad.

Además se reciben 2 o 3  cotizaciones y se elige la mejor oferta se tiene en cuenta el tiempo, precio y descuentos.

v  ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? ¿Si no lo hacen preguntar por que no lo hacen?

Si, cada proveedor debe presentar una muestra  de los insumos con los que cuenta la empresa y son para el beneficio de la nuestra, ejemplo: con los coagulantes se realiza una muestra en la planta y se aprueba o desaprueba, teniendo siempre en cuenta  costo-beneficio.

v  ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje?   ¿Que tecnología utilizan para esto? (servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.

Si, nuestra organización almacena la mercancía, la recepción de los materiales críticos se hace en las instalaciones de la empresa Medellín (almacén), con la excepción de que si los materiales ocupan un alto volumen, estos se reciben en las instalaciones de A.A.S. S.A.  E.S.P... De los Municipios.

Funcionamiento de almacenamiento:

Cuando los materiales se reciben en el municipio, se informan los resultados de la inspección, vía telefónica, al jefe del área de Compras y Despachos.

En cuanto al almacenamiento de insumos y  reactivos químicos se debe ser muy prudente teniendo en cuenta tales aspectos:

ü  Se deben hacer en lugares frescos donde no entre la luz solar directa, en áreas secas alejadas de la intemperie y de la humedad, pero con buena ventilación natural.

ü  Evitar que los insumos y reactivos tengan contacto en el agua mientras se encuentran almacenados bien sea en bodegas cubiertas o en tanques debidamente tratados.

ü  Evitar que los insumos y reactivos tengan contacto con materiales ferrosos, estos se corroen rápidamente.

ü  El sulfato de aluminio líquido, debe ser almacenado en tanques d fibra de vidrio o en canecas plásticas. Estos empaques no deben tener ningún otro uso diferente a su almacenamiento. El sulfato de aluminio solido debe ser empacado en sacos de polietileno plastificado y almacenado en lugares secos.

ü  El cloro gaseoso debe ser almacenado en lugares frescos y cerca del punto de cloración.

ü  El color no se debe almacenar con otros productos químicos, combustibles, que al inflamarse puedan provocar una elevación de temperatura.

ü  El hipoclorito de sodio se debe almacenar a la sombra y en lugares frescos, porque se evapora fácilmente por la acción del calor.

 

v  ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?

Si, pues todo se determina dependiendo del producto en si y del mismo requerimiento y exigencia de cada necesidad. En Cada sector los insumos están presupuestados.

En algunos casos se realiza a ejecución en donde se necesita por ejemplo un tendido de 2000 metros de pavco, cada producto tiene exigencias quincenales, mensuales o bimestrales.

v  ¿Cuáles  de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?

Presupuestos      X        Auditorias  X       Indicadores de Gestión     X

Evaluaciones del proveedor  X      Reportes estadísticas de compra X  

Otros ______ Cuales ________

v  ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?

Si, siempre se establece acerca de la forma de pago, entrega de productos y facturas, como se hacen los pedidos y procedimientos a efectuar.