martes, 15 de noviembre de 2011
CONCLUSIONES
1. CONCLUSIONES
Todas las áreas de una organización deben trabajar en equipo para el buen funcionamiento y desarrollo de esta, ya que ello lleva a que dicha empresa sea competitiva en el mercado.
En la Gestión de Compras es primordial establecer claridad en cuanto a las exigencias de cada producto como lo son la calidad, precio y cumplimiento.
En la dirección de compras se debe exigir llevar un control en todos los aspectos a realizar y efectuados, buscando siempre hacer que se cumplan todos los procedimientos necesarios para una empresa con liquidez y rentabilidad.
El tener una logística en cada área de la organización incrementa las utilidades y el mejoramiento continuo de esta.
Es importante el estar evaluando a cada proveedor actual y estar realizando investigaciones que nos permitan conectarnos con otros nuevos.
INFORME
1. INFORME
A. Identificación del proceso escogido
Una vez al mes, cada área entrega los requerimientos de materia prima al jefe de compras y despachos.
Se procede a comparar la información recibida con las cantidades que aparecen en el inventario, según los informes de existencia en los almacenes y el estado de las órdenes de compra en el sistema, teniendo en cuenta el tiempo de respuesta de los proveedores, se recopila la información necesaria para establecer las condiciones de la compra como los son: el precio, la garantía, la oferta, fechas de entrega entre otros.
Recepción e inspección de materiales, Despacho de productos.
Recepción e inspección de materiales:
El proceso se da por requerimientos de las unidades solicitantes que se encuentran autorizadas en este caso departamento de Compras y Despacho.
Se reciben los materiales críticos y chequearlos con la factura y/o remisión y el formato F-COM-02 “orden de compra”.
Se realiza chequeo de los materiales recibidos, diligenciando el formato F-COM-06 “inspección en recepción”.
Se verifica que los materiales críticos entregados cumplen con los requisitos de compra especificados.
Se determina si los materiales críticos entregados cumplen parcialmente con los requisitos de compra especificados y si se pueden aceptar.
Se describe en la factura del producto la no conformidad encontrada y se solicita su cambio o restitución de l producto devuelto. Al recibir el cambio del producto devuelto se firma en F-COM-06 “Inspección en recepción” en la casilla de observaciones para determinar que el producto fue recibido totalmente.
Se realiza la descripción de las no conformidades en el formato F-COM-06 “Inspección en recepción”
Se le hace llegar al proveedor el resultado de las no conformidades del producto para que este proceda a recogerlo para su cambio.
Se archivan las no conformidades en la carpeta del proveedor a que corresponde el producto no conforme.
Condiciones generales:
Los despachos se realizan por medio del formato F-COM-07 “salida de almacén” la cual se elabora en las instalaciones de A.A.S. S.A. E.S.P para luego hacérsela llegar a cada coordinador de municipio.
El jefe del área de Compras y Despachos hace entrega de los productos relacionados en la salida de almacén, al conductor o persona que los transporta a los municipios.
En algunos casos los despachos de productos hacen por flota en donde se les adiciona la salida de almacén. Para eso los coordinadores de los municipios recogen y corroboran lo enviado con lo relacionado a la salida de almacén.
La salida de almacén va en original y copia, en donde la copia va dirigida al coordinador del municipio y la original regresa a las instalaciones de A.A.S. S.A. E.S.P. Sede central.
Despacho de productos:
Con base en los productos comprados y en los requerimientos de insumos se programan los despachos.
Reunir todos los productos comprados para proceder despacharlos a los municipios.
Se relacionan todos los productos en el formato F-COM-07 “salida de almacén con sus cantidades y códigos correspondientes.
Una vez diligenciado el formato F-COM-07 “salida de almacén” se hace entrega al conductor o persona que va a transportar o se envían a la flota.
Cada vez que se genere un F-COM-07 “salida de almacén” se realizan los cargos de inventarios respectivos, en el programa SAINT por parte del jefe de área de Compras y Despachos, y en los municipios en el F-COM-12 “Kardex” por parte de los coordinadores del municipio.
Los coordinadores de los municipios envían la salida de almacén F-COM08 “salida de almacén de municipio” con el movimiento de materiales, de las cuales se hacen los respectivos descargos en el F-COM-12 “kardex” por parte de los coordinadores del municipio y en el programa SAINT por parte del jefe del área de Compras y Despachos; actualizando asi los inventarios de cada municipio y de Medellín.
Después de realizar los cargos y descargos de los productos se procede a realizar de manera semestral la verificación y ajuste del inventario de acuerdo al inventario generado por el programa SAINT y al F-COM-12 “kardex” de los municipios. Cuando sea necesario se realizan chequeos esporádicos al inventario (Ver condiciones generales).
B. Productos
Se elige el proceso de potabilización donde se tiene el agua cruda siendo esta la que no ha sido sometida a ningún proceso de tratamiento, para luego convertirse en agua apta para consumo humano (potable) siendo esta la que reúne los requisitos organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos exigidos por el decreto 1575 de 2007 y sus normas reglamentarias, y puede ser consumida por la población humana sin producir efectos adversos a su salud.
Descripción operación y mantenimiento de sistema de tratamiento de agua potable
Al proceso de conversión de agua común en agua potable se le denomina potabilización, este proceso en la planta de tratamiento de agua potable del municipio de Venecia comienza con la captación de las aguas provenientes de las cuencas la tigre, la taparo y galápago en un tanque; luego en un pre tratamiento de coagulación, floculación y sedimentación, se acumulan entre sí a los sólidos en suspensión para formar cuerpos de mayor tamaño a fin de que los procesos de filtración física puedan eliminarlos con mayor facilidad. La eliminación de particulados por medio de estos métodos vuelve mucho más eficaces los procesos de filtración, después, la mezcla coagulante-agua fuente se agita lentamente en un proceso que se conoce como floculación, éste agitado del agua induce que las partículas choquen entre sí y se aglutinen para formar grumos o “flóculos” que se pueden eliminar con mayor facilidad; se continúa con la separación por gravedad, es decir la sedimentación o flotación que siempre es seguido por la filtración, separando entonces los solidos de líquidos mediante un proceso físico. El proceso requiere el conocimiento químico de las características del agua fuente, para asegurarse del uso de una mezcla eficaz de coagulante, pues, los coagulantes erróneos vuelven ineficientes estos métodos de tratamiento.
Continúa la Cloración que es el procedimiento para desinfectar el agua más comúnmente usado, utilizando el cloro o algunos de sus derivados como los hipocloritos de sodio o de calcio, se eliminan las bacterias y evita además que el agua no se contamine en el recorrido hasta los hogares, esto exige un conocimiento de las características del agua para suministrar el cloro necesario, pues si la cloración excede el mínimo de cloro, se habla de cloración critica, dañina para la salud y es el causante de enfermedades como el cáncer, entre otros, evitar que el agua tenga color, olor y sabor desagradable es un procedimiento continuo que debe realizar el operador de la planta.
La PTAP dispone de tanques de almacenamiento que permiten garantizar la continuidad del servicio de agua a los usuarios, cuenta también con caseta y laboratorio en donde se analiza constantemente la calidad del agua para poder garantizar que es apta para el consumo el consumo humano.
C. ¿Están clasificadas las compras en la empresa? ¿Nacionales, internacionales, Regionales, etc.? ¿Cómo clasifica la empresa las compras de producto, materia prima o insumos?
Si, todas son nacionales y regionales, lo que si se debe tener en cuenta es que algunos de nuestros proveedores ofrecen productos internacionales.
D. ¿Qué recursos tecnológicos poseen en la empresa para realizar las compras y como influyen en el funcionamiento de ella?
Software para inventarios.
Fax: remitir orden de compra desde los municipios a la sede central.
Pagina web.
E. ¿Cómo influyen las compras directamente en esta empresa en el incremento o decremento de las utilidades de la organización? Explique.
Incrementa las utilidades pues nuestro proceso siempre está visualizando costo-beneficios.
F. ¿Esta soportado el proceso de compras con el Sistema de Gestión de la calidad de la empresa? ¿Cómo esta soportado? Explique.
Si, recordemos que nuestra empresa esta certificada con el sistema de gestión de calidad, todos los procesos están adaptados a las normas exigidas para la prestación de servicio, por ende la Gestión de Compras no es la excepción.
G. ¿Cómo se desarrolla el proceso de logística en la empresa? ¿El proceso de distribución y transporte si es que lo tiene en una empresa de producción? Explique. Si es de servicios como se desarrolla el proceso de distribución o atención a los clientes cuando solicitan el producto.
La distribución y transporte se hace en vehículos propis de la empresa, cuando los materiales son en mínima cantidad se dispone de servicios contratados de transporte.
Para las compras el proceso de logística es requerimiento de compra, compra, recepción, despacho y almacenamiento.
H. Explique tres controles que utiliza la dirección de compras y ¿Qué resultados se han obtenido?
Todos nuestros procesos son controlados entre ellos esta:
Calidad del producto.
Tiempo de entrega.
Cumplimiento.
ENTREVISTA - GESTION DE COMPRAS
1. GESTION DE COMPRAS
1.1. Objetivo general:
Determinar la importancia de implementar, documentar, efectuar, controlar todo lo relacionado con la Gestión de compras (Recepción y despacho de insumos).
1.2. Objetivos especifico:
v Identificar la función del departamento de compras.
v Identificar los principales procedimientos a realizar para una eficiente gestión de compras.
v Identificar las estrategias utilizadas en Gestión de Compras.
2. ENTREVISTA
2.1. Objetivo:
Identificar mediante un diagnostico las actividades que se vienen cumpliendo en la empresa con relación a la gestión de compras.
4.2. Procedimiento:
Se elige la empresa A.A.S. S.A. E.S.P con el fin de realizar un diagnostico que permita comprender el funcionamiento que viene presentando el Departamento de compras, todo esto basado en un cuestionario al personal pertinente de dicha función en nuestro caso el dicha entrevista se realizo a Operario de planta de tratamiento de agua potable y el coordinador de Municipio.
v ¿Cuales son los principales objetivos de la empresa respecto a la gestión de compras?
ü Recibir e inspeccionar los materiales críticos entregados, los cuales deben cumplir con los requerimientos especificados en la orden de compra. A su vez Programar, realizar despachos de productos y controlar la existencia de los mismos, en los diferentes Municipios donde A.A.S. S.A.E.S.P. opera y administra los servicios públicos de acueducto y alcantarillado.
ü Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.
ü Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
ü Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, entre otros.
v ¿Cuantas personas intervienen en todo el proceso de compras de la empresa y de que forma actúan en dicho proceso?
12 personas aproximadamente, teniendo como opción el delegar o designar cuando sea necesario del talento humano apto para el desarrollo de los procedimientos a realizar en la recepción e inspección de materiales, como también despachos de productos.
Actuación frente a este proceso es:
El jefe del área de Compras y Despachos: recibiendo, inspeccionando los insumos necesarios para cada área de la organización.
Área de ensayo: evaluar por medio de observación y dictamen acompañado cuando sea apropiado de la realización de ensayo.
Área de archivo: ordenar y actualizar la base de datos por el ejemplo el número de la orden de compra.
Área de almacén: se hace entrega de los productos a despachar para mantener un buen abastecimiento de los estos en cada municipio.
Coordinador de municipio: realiza los cargos y descargos de los productos en el FCOM-12 “kardex”, con el F-COM-07 “salida de almacén” y con el F-COM-08 “salida de almacén de Municipio, respectivamente.
Personal designado por el jefe de área de Compras y Despachos: realizar chequeos del F-COM--12 “kardex” en los municipios y consignando los hallazgos en el F-COM-13 “chequeo de inventarios.
Conductor: es la persona encargada de transportar los productos a los municipios indicados de recepción.
Área contable ajuste de inventarios.
v ¿Dónde y como se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?
Algunos proveedores de empresa A.A.S. S.A.:
PQP, Sulfoquimica, Acuambiente, Maron, Rapicel y Pavco
v ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidenciar 2.
Si, pero en nuestra organización son llamados formatos en donde cada uno cuenta con los dígitos F-COM – seguido de un número que es la secuencia de cada uno de ellos, en el caso para gestión de compras se trabaja con los formatos:
Formato F-COM-02 “orden de compra”.
Formato F-COM-06 “Inspección en recepción”.
Formato F-COM-07 salida de almacén”.
Formato F-COM-08 “salida de almacén del Municipio”
Formato F-COM-10 “listado de precios”
Formato F-COM-12 “Kardex”.
Formato F-COM-13 “Chequeo de inventarios”.
v ¿Qué sistema de compra se utiliza en la compañía?
El sistema de la compañía generalmente es en Stocks.
En el caso de productos de mantenimiento es de acuerdo a las necesidades, para la construcción de obras se hacen los requerimientos puntuales de la misma.
v En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?
ü Control sobre el material critico que inciden directamente sobre la calidad final del servicio.
ü los costos y,
ü el tiempo de entrega de estos.
v ¿Se realiza investigación búsqueda de proveedores? ¿Como se realiza esta investigación y búsqueda?
Se realizan evaluaciones a los proveedores y se hace la selección teniendo en cuenta el servicio, calidad, precio y garantías que cada uno brinde. Investigación de mercados, contactando con proveedores certificados con el Sistema de Gestión de la calidad.
Además se reciben 2 o 3 cotizaciones y se elige la mejor oferta se tiene en cuenta el tiempo, precio y descuentos.
v ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? ¿Si no lo hacen preguntar por que no lo hacen?
Si, cada proveedor debe presentar una muestra de los insumos con los que cuenta la empresa y son para el beneficio de la nuestra, ejemplo: con los coagulantes se realiza una muestra en la planta y se aprueba o desaprueba, teniendo siempre en cuenta costo-beneficio.
v ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Que tecnología utilizan para esto? (servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.
Si, nuestra organización almacena la mercancía, la recepción de los materiales críticos se hace en las instalaciones de la empresa Medellín (almacén), con la excepción de que si los materiales ocupan un alto volumen, estos se reciben en las instalaciones de A.A.S. S.A. E.S.P... De los Municipios.
Funcionamiento de almacenamiento:
Cuando los materiales se reciben en el municipio, se informan los resultados de la inspección, vía telefónica, al jefe del área de Compras y Despachos.
En cuanto al almacenamiento de insumos y reactivos químicos se debe ser muy prudente teniendo en cuenta tales aspectos:
ü Se deben hacer en lugares frescos donde no entre la luz solar directa, en áreas secas alejadas de la intemperie y de la humedad, pero con buena ventilación natural.
ü Evitar que los insumos y reactivos tengan contacto en el agua mientras se encuentran almacenados bien sea en bodegas cubiertas o en tanques debidamente tratados.
ü Evitar que los insumos y reactivos tengan contacto con materiales ferrosos, estos se corroen rápidamente.
ü El sulfato de aluminio líquido, debe ser almacenado en tanques d fibra de vidrio o en canecas plásticas. Estos empaques no deben tener ningún otro uso diferente a su almacenamiento. El sulfato de aluminio solido debe ser empacado en sacos de polietileno plastificado y almacenado en lugares secos.
ü El cloro gaseoso debe ser almacenado en lugares frescos y cerca del punto de cloración.
ü El color no se debe almacenar con otros productos químicos, combustibles, que al inflamarse puedan provocar una elevación de temperatura.
ü El hipoclorito de sodio se debe almacenar a la sombra y en lugares frescos, porque se evapora fácilmente por la acción del calor.
v ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?
Si, pues todo se determina dependiendo del producto en si y del mismo requerimiento y exigencia de cada necesidad. En Cada sector los insumos están presupuestados.
En algunos casos se realiza a ejecución en donde se necesita por ejemplo un tendido de 2000 metros de pavco, cada producto tiene exigencias quincenales, mensuales o bimestrales.
v ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?
Presupuestos X Auditorias X Indicadores de Gestión X
Evaluaciones del proveedor X Reportes estadísticas de compra X
Otros ______ Cuales ________
v ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?
Si, siempre se establece acerca de la forma de pago, entrega de productos y facturas, como se hacen los pedidos y procedimientos a efectuar.
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