martes, 15 de noviembre de 2011

Determinar la importancia de implementar, documentar, efectuar, controlar todo lo relacionado con la Gestión de compras (Recepción y despacho de insumos).

1.2. Objetivos especifico:

v Identificar la función del departamento de compras.

v Identificar los principales procedimientos a realizar para una eficiente gestión de compras.

v Identificar las estrategias utilizadas en Gestión de Compras.

2. ENTREVISTA

2.1. Objetivo:

Identificar mediante un diagnostico las actividades que se vienen cumpliendo en la empresa con relación a la gestión de compras.

Se elige la empresa A.A.S. S.A. E.S.P con el fin de realizar un diagnostico que permita comprender el funcionamiento que viene presentando el Departamento de compras, todo esto basado en un cuestionario al personal pertinente de dicha función en nuestro caso el dicha entrevista se realizo a Operario de planta de tratamiento de agua potable y el coordinador de Municipio.

v ¿Cuales son los principales objetivos de la empresa respecto a la gestión de compras?

ü Recibir e inspeccionar los materiales críticos entregados, los cuales deben cumplir con los requerimientos especificados en la orden de compra. A su vez Programar, realizar despachos de productos y controlar la existencia de los mismos, en los diferentes Municipios donde A.A.S. S.A.E.S.P. opera y administra los servicios públicos de acueducto y alcantarillado.

ü Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.

ü Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.

ü Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, entre otros.

v ¿Cuantas personas intervienen en todo el proceso de compras de la empresa y de que forma actúan en dicho proceso?

12 personas aproximadamente, teniendo como opción el delegar o designar cuando sea necesario del talento humano apto para el desarrollo de los procedimientos a realizar en la recepción e inspección de materiales, como también despachos de productos.

Actuación frente a este proceso es:

El jefe del área de Compras y Despachos: recibiendo, inspeccionando los insumos necesarios para cada área de la organización.

Área de ensayo: evaluar por medio de observación y dictamen acompañado cuando sea apropiado de la realización de ensayo.

Área de archivo: ordenar y actualizar la base de datos por el ejemplo el número de la orden de compra.

Área de almacén: se hace entrega de los productos a despachar para mantener un buen abastecimiento de los estos en cada municipio.

Coordinador de municipio: realiza los cargos y descargos de los productos en el FCOM-12 “kardex”, con el F-COM-07 “salida de almacén” y con el F-COM-08 “salida de almacén de Municipio, respectivamente.

Personal designado por el jefe de área de Compras y Despachos: realizar chequeos del F-COM--12 “kardex” en los municipios y consignando los hallazgos en el F-COM-13 “chequeo de inventarios.

Conductor: es la persona encargada de transportar los productos a los municipios indicados de recepción.

Área contable ajuste de inventarios.

v ¿Dónde y como se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?

Algunos proveedores de empresa A.A.S. S.A.:

PQP, Sulfoquimica, Acuambiente, Maron, Rapicel y Pavco

v ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidenciar 2.

Si, pero en nuestra organización son llamados formatos en donde cada uno cuenta con los dígitos F-COM – seguido de un número que es la secuencia de cada uno de ellos, en el caso para gestión de compras se trabaja con los formatos:

Formato F-COM-02 “orden de compra”.

Formato F-COM-06 “Inspección en recepción”.

Formato F-COM-07 salida de almacén”.

Formato F-COM-08 “salida de almacén del Municipio”

Formato F-COM-10 “listado de precios”

Formato F-COM-12 “Kardex”.

Formato F-COM-13 “Chequeo de inventarios”.

v ¿Qué sistema de compra se utiliza en la compañía?

El sistema de la compañía generalmente es en Stocks.

En el caso de productos de mantenimiento es de acuerdo a las necesidades, para la construcción de obras se hacen los requerimientos puntuales de la misma.

v En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?

ü Control sobre el material critico que inciden directamente sobre la calidad final del servicio.

ü los costos y,

ü el tiempo de entrega de estos.

v ¿Se realiza investigación búsqueda de proveedores? ¿Como se realiza esta investigación y búsqueda?

Se realizan evaluaciones a los proveedores y se hace la selección teniendo en cuenta el servicio, calidad, precio y garantías que cada uno brinde. Investigación de mercados, contactando con proveedores certificados con el Sistema de Gestión de la calidad.

Además se reciben 2 o 3 cotizaciones y se elige la mejor oferta se tiene en cuenta el tiempo, precio y descuentos.

v ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? ¿Si no lo hacen preguntar por que no lo hacen?

Si, cada proveedor debe presentar una muestra de los insumos con los que cuenta la empresa y son para el beneficio de la nuestra, ejemplo: con los coagulantes se realiza una muestra en la planta y se aprueba o desaprueba, teniendo siempre en cuenta costo-beneficio.

v ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Que tecnología utilizan para esto? (servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.

Si, nuestra organización almacena la mercancía, la recepción de los materiales críticos se hace en las instalaciones de la empresa Medellín (almacén), con la excepción de que si los materiales ocupan un alto volumen, estos se reciben en las instalaciones de A.A.S. S.A. E.S.P... De los Municipios.

Funcionamiento de almacenamiento:

Cuando los materiales se reciben en el municipio, se informan los resultados de la inspección, vía telefónica, al jefe del área de Compras y Despachos.

En cuanto al almacenamiento de insumos y reactivos químicos se debe ser muy prudente teniendo en cuenta tales aspectos:

ü Se deben hacer en lugares frescos donde no entre la luz solar directa, en áreas secas alejadas de la intemperie y de la humedad, pero con buena ventilación natural.

ü Evitar que los insumos y reactivos tengan contacto en el agua mientras se encuentran almacenados bien sea en bodegas cubiertas o en tanques debidamente tratados.

ü Evitar que los insumos y reactivos tengan contacto con materiales ferrosos, estos se corroen rápidamente.

ü El sulfato de aluminio líquido, debe ser almacenado en tanques d fibra de vidrio o en canecas plásticas. Estos empaques no deben tener ningún otro uso diferente a su almacenamiento. El sulfato de aluminio solido debe ser empacado en sacos de polietileno plastificado y almacenado en lugares secos.

ü El cloro gaseoso debe ser almacenado en lugares frescos y cerca del punto de cloración.

ü El color no se debe almacenar con otros productos químicos, combustibles, que al inflamarse puedan provocar una elevación de temperatura.

ü El hipoclorito de sodio se debe almacenar a la sombra y en lugares frescos, porque se evapora fácilmente por la acción del calor.

v ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?

Si, pues todo se determina dependiendo del producto en si y del mismo requerimiento y exigencia de cada necesidad. En Cada sector los insumos están presupuestados.

En algunos casos se realiza a ejecución en donde se necesita por ejemplo un tendido de 2000 metros de pavco, cada producto tiene exigencias quincenales, mensuales o bimestrales.

v ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?

Presupuestos X Auditorias X Indicadores de Gestión X

Evaluaciones del proveedor X Reportes estadísticas de compra X

Otros ______ Cuales ________

v ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?

Si, siempre se establece acerca de la forma de pago, entrega de productos y facturas, como se hacen los pedidos y procedimientos a efectuar.

INFORMACION A.A.S. S.A.

1. INFORMACION A.A.S. S.A. E.S.P

1.1. Misión

Garantizar la prestación eficiente de los Servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, contribuyendo al desarrollo de municipio colombiano, para mejorar la calidad de vida de sus habitantes, con la premisa de un costo adecuado, bajo un desarrollo sostenible. Además prestamos los servicios de Consultoría, Diseño, Construcción e Interventoría en obras civiles afines y complementarias, con responsabilidad social y ambiental, haciendo un manejo adecuado de los recursos, satisfaciendo los requerimientos del cliente y buscando exceder las expectativas.

1.2. Visión

Ser la mejor opción para los municipios colombianos en la prestación de los servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo. Igualmente seremos líderes en Consultoría, Diseño, Construcción e Interventoría, en obras civiles, buscando para esto alianzas estratégicas e involucrando el principio del desarrollo sostenible, con excelente posición en el mercado, fundamentada en el alto desempeño de los empleados y nuestra experiencia; para satisfacer los requerimientos de nuestros clientes

1.3. Objetivos institucionales:

Ø Garantizar que en los procesos de la empresa se involucre un talento humano competente y cualificado capaz de cumplir con las expectativas de sus clientes.

Ø Asegurar una gestión ambiental en la empresa, consecuente con el desarrollo sostenible.

Ø Brindar respuesta oportuna e integral a las necesidades de nuestros clientes mediante la flexibilidad y la innovación dentro de un marco de respeto y cordialidad.

Ø Garantizar la calidad del agua potable y delos servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado por medio de un sistema de procesos de buena calidad.

Ø Cumplir las leyes y decretos vigente sobre la potabilización del agua y la prestación de los servicios domiciliarios de acueducto y alcantarillado.

Ø Establecer una cultura de mejoramiento continuo frente a la productividad y eficiencia en los procesos.

Ø Promover un ambiente de trabajo adecuado, donde la honestidad, la ética y la disciplina sean valores fundamentales.

1.4. Reseña histórica

En el año de 1997, cuando por decisión del señor gobernador de Antioquia de la época, Doctor Álvaro Uribe Vélez, se liquidó la empresa de servicios públicos de acueducto y alcantarillado Acuantioquia E.S.P. un grupo de empresas especializadas decidió a la luz de la ley 142 de 1994 (régimen de los servicios públicos domiciliarios) participar en las licitaciones públicas que se llevaron a cabo para entregar la Operación, Administración y Mantenimiento de los sistemas de acueducto y alcantarillado de 38 localidades del departamento a empresas privadas.

En donde estas últimas no serían dueñas de la infraestructura, sino que quedaría en propiedad de los municipios, mediante ventas directas de Acuantioquia E.S.P. a estas entidades. A.A.S. S.A. obtuvo los contratos de 12 localidades, 11 municipios (Amalfi, Anorí, Armenia, Ituango, Puerto Triunfo, San José de la Montaña, San Pedro de los Milagros, Santa Rosa de Osos, Titiribí, Venecia y Yalí) y el Corregimiento de Bolombolo. En el 2005 se adquirió un contrato con iguales características en el Municipio de Arboletes, para contar así con 13 localidades.

Nuestro trabajo se ha enfocado a operar, mantener y administrar los sistemas de acueductos y alcantarillados en las localidades del departamento de Antioquia, esta labor nos perfiló como empresa especializada en sistemas de acueductos y alcantarillados y nos permitió incursionar en nuevas unidades de negocios en donde la ingeniería civil, sanitaria y ambiental hacen parte de los niveles de conocimiento para ser líderes en Construcción, Consultoría, Diseño e Interventoría, de esta forma el alcance se amplia y nos permite llegar a todos los municipios colombianos para poner nuestra experiencia al servicio de la comunidad.

INTRODUCCION - JUSTIFICACION

1. INTRODUCCION

En aras de asumir la nueva dimensión que viene adquiriendo nuestra organización, así como de enfrentar los nuevos retos que nos imponen las tendencias actuales del mercado de los servicios públicos domiciliarios en Colombia, es de nuestro común conocimiento las nuevas estrategias y estructura organizacional que viene implementando A.A.S. S.A. al subdividir sus principales actividades productivas en líneas de negocio claramente definidas, con el fin de disponer de sus recursos, talento y experiencia de una forma mas focalizada, y brindando así mayor atención a los diferentes proyectos y contratos que en la actualidad se están manejando en cada línea.

En este orden de ideas se quiere mostrar como la empresa históricamente surgió, aprendió del negocio y finalmente se posicionó en el mercado. Considerando la importancia de una efectiva relación de todos los integrantes de la organización pues cada uno de ellos tiene que ver de una forma u otra en la competencia central de toda la organización.

Se pretende entonces mostrar la misión, visión, reseña histórica, evolución de la empresa en su prestación del servicio, resaltando lo mas relevante de ella y además haciendo énfasis en todo lo relacionado con la Gestión de Compras como parte primordial en dicha organización.

2. JUSTIFICACION

El departamento de compras es fundamento para el trabajo eficiente de la organización A.A.S. S.A., pues es el jefe de Compras y Despachos de esta organización el gestor encargado de proveer insumos y materiales critico con la mayor calidad, minimizando costo por la incidencia que tienen estos sobre la empresa, teniendo siempre presente costos-beneficios.

La Gestión de Compras brinda liquidez, rentabilidad, economía, re a la organización, por ende la importancia de un jefe de compras y despachos con actitudes y aptitudes que permitan agilizar, inspeccionar todo este proceso.